Jember 6 Desember 2020 Fakultas Teknik sukses mengadakan Workshop Peningkatan kualitas Tenaga Kependidikan melalui Pelatihan Zoom dan Kerasipan Dalam Rangka Menunjang Tupoksi Tenaga Kependidikan, Pelatihan di ikuti oleh 62 orang dibagi 2 gelombang mengingat musim pandemic sehingga dalam Pelatihan tetap menerapkan Protokol Kesehatan semua peserta harus menjaga jarak, semua peserta harus menggunakan masker dan peserta harus mencuci tangan selain itu kebersihan ruangan juga sangat ketat setiap saat selalu di semprot disinfektan.

Acara di buka oleh Dekan Fakultas Teknik Universitas Jember, Dr. Ir. Triwahju Hardianto, ST.MT dalam sambutannya menjelaskan bahwa ada 8 program kementrian pendidikan dan kebudayaan yg di jabarkan di Universitas Jember dan rencana Universitas Jember akan menerapkan BLU selain itu juga ada Gagasan untuk Fakultas Baru yaitu Fakultas Vokasi.

Sedangkan pemateri dari UPT Kearsipan Universitas Jember  Trayo Sasti Handini, SE menerangkan bahwa Di dunia  globalisasi ini,  manajemen informasi mendapat perhatian yang sangat serius  baik oleh Instansi Pemerintah maupun Swasta. Salah satu sumber informasi adalah dalam bentuk arsip. Adanya perhatian terhadap manajemen informasi ini juga mempengaruhi perkembangan pengolahan arsip. Kesadaran dan perhatian terhadap arsip yang secara informatif memberikan gambaran mengenai operasional pendidikan Therefore penciptaan,  penggunaan dan pemeliharaan arsip merupakan hal yang mulai menjadi perhatian di banyak organisasi modern. Sehingga untuk meningkatkan kinerja di bidang kearsipan, Fakultas Teknik Universitas Jember  mengadakan Workshop Peningkatan kualitas Tenaga Kependidikan melalui pelatihan Zoom dan Kearsipan dalam menunjang tupoksi Kearsipan.

Menurut UU RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan, perusahaan, lembaga pendidikan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Sedangkan, Sistem Kearsipan terbagi menjadi 2 (dua), yaitu :

1. Sistem Sentralisasi yaitu merupakan kearsipan yang mana semua surat perusahaan disimpan dalam 1 (satu) ruangan bukan dalam kantor terpisah.
2. dan Sistem Desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Peranan arsip sebagai sumber informasi dan sumber . Diketahui peranan arsip sebagai sumber informasi yaitu dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sehingga peranan arsip sebagai sumber dokumentasi yaitu dapat dipergunakan oleh pemimpin organisasi untuk membuat  ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi.

Arsip mempunyai merupakan suatu alat untuk :

• alat pembuktian.
• alat utama dalam ingetan organisasi.
• bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
• Dan bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Berdasarkan artikel diatas dapat di simpulkan bahwa tujuan dari diadakannya  Pelatihan  Kearsipan adalah guna memantapkan dan meningkatkan pemahaman di bidang kearsipan. Selain itu juga membantu para peserta Pelatihan lebih memahami pentingnya memanajemen sebuah kearsipan, fungsi dan nilai dari arsip itu sendiri. Oleh karena itu pengelolaan informasi yang efektif dan efisien akan memberikan nilai tambah (value added) untuk mendukung kegiatannya dan mengantisipasi hilangnya arsip/dokumen yang mempunyai nilai memori organisasi dan memori kolektif bangsa.

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen, serta Visi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) ”Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa”, sebagai salah satu Lembaga Pemerintah Non Departemen yang diberi tanggung jawab antara lain dalam pembinaan kearsipan secara nasional melalui pendidikan dan pelatihan kearsipan baik bersifat nasional maupun internasional dengan tujuan :

1. Meningkatkan kesadaran terhadap fungsi dan peranan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja dan mendukung proses pengambilan keputusan pada perguruan tinggi dan lembaga lainnya.
2. Meningkatkan pengetahuan manajerial bidang kearsipan, sehingga program kearsipan berjalan kearsipan dan efisien
3. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsipan sehingga terciptanya profesionalisme implementasi kearsipan
4. Meningkatkan dan mengembangkan keterampilan di bidang kearsipan, sehingga setelah mengikuti pelatihan diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi organisasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja.

Sedang Untuk pelatihan Zoom di sampaikan oleh Dian Wahyu, ST.MT staf Humas Universitas Jember yg menerangkan cara cara mengikuti Undangan atau pertemuan yg menggunakan Zoom dan aplikasinya selain itu juga peserta di lakukan praktek mengikuti undangan zoom (satar)